Gestión Documental
Gestión Documental Integral
Soluciones Eficientes para el Manejo de la Información
Ofrecemos soluciones inteligentes diseñadas para una correcta administración de documentos e información, asegurando su seguimiento, preservación y accesibilidad a lo largo de su ciclo de vida. Nos enfocamos en adaptar nuestros servicios a las necesidades específicas de cada cliente, garantizando un manejo eficiente y organizado de los registros.
Además, nos basamos en el cumplimiento de las normativas vigentes en cada región o país, asegurando que todos los procesos se alineen con las regulaciones correspondientes. Contamos con herramientas tecnológicas innovadoras y propias que optimizan el flujo de información, mejorando la seguridad, la eficiencia y garantizando el cumplimiento en cada etapa de la gestión documental.
Empresas Privadas
Desarrollamos soluciones inteligentes para empresas privadas que requieren estructuras documentales robustas, seguras y alineadas con procesos internos complejos.
Entidades Públicas
Especialistas en gestión documental para entidades del Estado. Garantizamos el cumplimiento normativo, transparencia y eficiencia en la administración de la información pública.
Pequeñas Empresas
Ofrecemos servicios prácticos, accesibles y escalables para pequeñas empresas que buscan mejorar su gestión documental sin complicaciones ni grandes inversiones.
Servicios para el Manejo de Documentos
Programa de Gestión Documental
En DataFile , diseñamos y ejecutamos Programas de Gestión Documental alineados con los lineamientos del Archivo General de la Nación o con la normativa vigente del país en el que opera su organización. Nuestro servicio incluye planificación estratégica, definición de políticas, procedimientos y programas específicos para una gestión documental eficaz.
Incluye:
• Levantamiento de inventarios documentales
• Organización física y digital de archivos
• Diagnóstico y fortalecimiento de procesos documentales
Sistemas Especializados para Gestión Documental
Desarrollamos soluciones especializadas para optimizar los procesos internos mediante nuestro software BPMC, que permite diseñar o rediseñar flujos de trabajo documentales y operativos.
Incluye:
• Levantamiento de procesos
• Automatización de flujos documentales
• Análisis, diseño e implementación de flujos de trabajo
Gestión de Correspondencia
Estructuramos procesos para recibir, clasificar, registrar, distribuir, tramitar y archivar la correspondencia institucional. Esto asegura fluidez en la comunicación y cumplimiento normativo.
Incluye:
• Ventanilla de correspondencia (correo, facturación, PQR)
• Sistema omnicanal para atención al cliente
• Oficinas postales para entrada y salida de información
Tablas de Retención y Valoración Documental (TRD – TVD)
Ofrecemos consultoría y acompañamiento en la elaboración, implementación y aplicación de Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental, ajustadas a la normativa vigente y las necesidades particulares de cada organización.
Incluye:
• Diseño personalizado de TRD y TVD
• Aplicación conforme a la normativa legal
• Optimización del ciclo de vida de los documentos
Gestión de Centros de Administración Documental (CAD)
Operamos modelos de gestión integral de la información directamente en las instalaciones del cliente, con personal capacitado y herramientas tecnológicas adaptadas a sus procesos. Garantizamos eficiencia, cumplimiento normativo y control documental.
Incluye:
• Administración documental (interna / externa)
• Acompañamiento técnico y operativo
• Gestión eficiente de archivos físicos y digitales
Gestión de Inventarios Documentales
Ejecutamos controles detallados del estado, cantidad y ubicación de los documentos de una organización, con opciones de digitalización y validación física
Incluye:
• Levantamiento de inventarios según AGN
• Inventario en estado natural
• Validación física de archivos