Al finalizar el contrato, la ANI exige la entrega organizada, inventariada y en condiciones óptimas de toda la documentación producida durante la vigencia. El incumplimiento puede derivar en sanciones y comprometer la liquidación.
Datafile acompaña integralmente a concesionarios e interventorías en diagnóstico, organización, conservación y reversión con respaldo técnico certificado, en cumplimiento de la Circular ANI No.20244090000854 y el marco del AGN.
Carpetas nuevas de pH neutro, ordenadas cronológicamente, foliadas (máx. 200 folios), con hoja de control firmada. Sin clips metálicos ni duplicados.
Evidencias de los 6 programas del SIC: capacitación, mantenimiento, saneamiento ambiental, monitoreo, almacenamiento y prevención de emergencias.
La negativa de entrega activa acciones ante entidades de control. La destrucción u ocultamiento de documentos públicos genera responsabilidad penal.
Los inventarios FUID en Excel y hojas de control deben enviarse previamente al correo de la ANI. No se admiten entregas parciales del acervo documental.
CDs y DVDs deben migrarse a Disco Duro o USB. Documentos electrónicos en PDF/A, XML, TIFF, JPEG2000 con firma digital certificada.
La circular exige identificar y designar el personal idóneo para coordinar la entrega. El concesionario e interventor deben informar sus datos de contacto a la ANI.
La reversión documental en concesiones ANI está regulada por un marco robusto que establece obligaciones específicas al término del contrato.
Ley General de Archivos
Establece el deber de organizar y conservar los archivos. Los concesionarios que ejercen funciones públicas están sujetos a sus principios durante toda la vigencia y al término del contrato.
Acuerdo Único de la Función Archivística
Define criterios técnicos y jurídicos de cumplimiento obligatorio: diagnóstico integral, instrumentos archivísticos, condiciones de entrega en reversión y niveles de madurez.
Obligaciones contractuales específicas ANI
Los contratos incluyen cláusulas sobre entrega de documentación técnica, financiera y administrativa. El incumplimiento puede generar sanciones y retrasar la liquidación.
Datafile lo acompaña de principio a fin con metodología probada y certificada bajo los lineamientos del AGN.
Evaluación del estado real de los archivos y nivel de madurez del MGDA.
Levantamiento del FUID y elaboración de TVD por fondos y series.
Clasificación, ordenación, foliación y descripción archivística.
Intervención física, digitalización y preservación digital certificada.
Entrega a la ANI con actas, inventarios y paquetes documentales.
No tercerizamos. Nuestro equipo de archivistas, restauradores, ingenieros y gestores documentales certificados lo acompañan en cada etapa.
Evaluación profunda con base en el MGDA del AGN y Acuerdo 001/2024. Informe con brechas y plan de acción priorizado.
Clasificación, inventarios FUID, elaboración de Tablas de Valoración Documental y Retención Documental con aprobación AGN.
Diagnóstico físico-químico, intervención preventiva y curativa, control ambiental y elaboración del SIC.
Captura digital masiva, indexación, metadatos archivísticos y preservación en formatos normalizados (PDF/A, ISO 19005).
Almacenamiento físico con condiciones ambientales controladas mientras dura el proceso de reversión.
Coordinación total con la ANI: paquetes de entrega, actas formales, documentación soporte y acompañamiento jurídico.
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Diagnóstico · Organización · Conservación · Digitalización · Reversión ANI
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Próximo paso recomendado: Un especialista Datafile revisará estas dimensiones y le presentará un plan de acción personalizado con tiempos y costos.
Evaluación profunda MGDA + Acuerdo 001/2024 con informe de brechas y plan de acción.
TVD, TRD, FUID, CCD y todos los instrumentos archivísticos requeridos por la ANI.
Intervención física, SIC, digitalización certificada y preservación digital normativa.
Depósito con condiciones ambientales controladas durante el proceso de reversión.
SGDEA, metadatos archivísticos, preservación PDF/A e interoperabilidad institucional.
Coordinación completa del proceso: paquetes, actas y acompañamiento hasta la entrega.
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Diagnóstico realizado con base en el MGDA del AGN, Acuerdo 001/2024 y Circular ANI No.20244090000854
Alineados con Ley 594/2000 · Acuerdo AGN 001/2024 · Circular ANI No.20244090000854 · NTC-ISO 15489 · ISO 19005